In einem früheren Artikel haben wir mit Ihnen über privacy shield und die Auswirkungen sprechen können, die dies insbesondere auf die Einhaltung der DSGVO in Ihrem Unternehmen haben kann. Heute erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Datensicherheit Ihrer Vertriebsstrategie gewährleisten.
- Erstellen Sie einen Bestandsaufnahmen Ihrer Daten
- Richten Sie eine Überwachungsstelle für Daten ein
- Rahmenbedingungen für die Datensicherheit festlegen
Die Daten Ihrer Kunden sind wertvoll, und Sie speichern sie wahrscheinlich in einem CRM- oder ERP-Softwareprogramm. Doch bevor Sie Ihre Software nutzen, ist es wichtig, einen umfassenden Daten-Check-up durchzuführen. Dafür bieten wir Ihnen drei zentrale Schritte, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Daten
Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, haben Sie in einem CRM-Softwareprogramm die Kontaktdaten Ihrer Interessenten und manchmal sogar vertrauliche Informationen über deren Unternehmen. Es ist entscheidend, das, was Sie über Ihre Interessenten wissen, sorgfältig zu sortieren und Akten zu führen, die nach einer präzisen Nomenklatur organisiert und kategorisiert sind, die Sie im Voraus festgelegt haben. Zum Beispiel :
- Eingangsdatum des Interessenten in die Datei
- Gegebenenfalls Austrittsdatum
- NACHNAME, Vorname, E-Mail, Nr.
- Unternehmen
- Informationen über sein Unternehmen
- Frühere Kontakte zwischen ihm und uns (nach Datum sortiert)
- Verfolgung von Vorgängen
- Gegebenenfalls Vorfälle
- Nächste Kontaktaufnahmen
- Kommentare und Anmerkungen zu diesem Interessenten
Es ist unerlässlich, dass Ihre Nomenklatur (die Ihren Anforderungen entsprechen muss) auf ALLE externen Kontakte außerhalb des Unternehmens angewendet wird. Außerdem ist es erforderlich, die Zustimmung zu Ihren Daten einzuholen, indem Sie Ihre Cookies auf Ihrer Website entsprechend freigeben
Wo befinden sich Ihre Daten?
Zunächst müssen Sie ganz genau wissen, wo sich sämtliche Ihrer Daten befinden. Alle Daten Ihrer Interessenten müssen an derselben Stelle gespeichert werden, in einem Ordner oder einer Software, die leicht zugänglich ist, auf Ihrem Computer, und dann gegebenenfalls bei einem Vorfall auf einer Festplatte dupliziert werden.
Die Sicherung Ihrer Daten hat als Hauptziel vor allem zu verhindern, dass es zu einem Datenleck kommt! Deshalb stellen Sie sicher, dass Sie ein unfehlbares und geschütztes Speichersystem haben, das für jede Person im Unternehmen schwer zugänglich ist und für jede Person außerhalb des Unternehmens schlicht unmöglich zugänglich ist. Dafür ist ein zuverlässiges und effizientes CRM-Softwareprogramm eine perfekte Lösung.
Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Ihre Daten, insbesondere Ihre Kundendateien, sind das wertvollste Gut Ihres Unternehmens und das Rückgrat Ihrer Vertriebsstrategie. Eine Handvoll Mitarbeiter muss darauf Zugriff haben. Diese müssen geschult, sensibilisiert und eingearbeitet sein, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Wenn Sie der Unternehmensleiter sind, können Sie diese Verantwortung an einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter delegieren, aber vor allem sollten Sie über eine solide Dokumentation verfügen, in der im Fall von Personalwechseln alles erklärt ist.
Sie können diesen wesentlichen Bereich Ihrer Tätigkeit nicht ignorieren: Dabei handelt es sich um Ihren Kundenpool. Kunden vertrauen Ihnen, wenn sie Ihnen ihre persönlichen Informationen geben; ein Fehler oder ein Datenleck könnte Ihrer Tätigkeit ernsthaft schaden. Wissen Sie daher, wer Zugriff auf diesen Pool hat, bevor Sie ein robustes Sicherheitssystem einrichten.
Wie schützen Sie Ihre Daten?
Indem Sie den Empfehlungen der CNIL im Bereich DSGVO folgen, der Allgemeinen Verordnung zum Schutz von Daten, die den Schutz von Daten in Frankreich und in der Europäischen Union regelt.
Einige französische CRM-Softwareprogramme bieten die Möglichkeit, ein System mit doppelter Authentifizierung einzurichten, um die Datensicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen französischen Softwareanbieter statt einen amerikanischen zu wählen, ist sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten und in Echtzeit aktualisiert werden.
Richten Sie eine Überwachungsstelle für Daten ein
Um noch weiter zu gehen und wenn Ihr Unternehmen dies erfordert, ist es grundlegend, eine echte Überwachungsstelle für Daten einzurichten – einen Bereich, der sich der Überwachung der IT-Daten in Ihrem Unternehmen und der Daten Ihrer Interessenten widmet, die von den Vertriebsmitarbeitern gesammelt wurden.
Aufgaben der Überwachungsstelle für Daten
Die Überwachungsstelle für Daten wird vom DPO verwaltet. Die CNIL erklärt auf ihrer Website :
„Der Datenschutzbeauftragte (DPO) ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der europäischen Datenschutzvorschriften innerhalb der Organisation zu gewährleisten, die ihn für sämtliche von dieser Organisation durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten benannt hat.“
Was sagt das Gesetz?
„Der Verantwortliche der Verarbeitung ist verpflichtet, alle erforderlichen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, im Hinblick auf die Art der Daten und die Risiken, die durch die Verarbeitung entstehen können, um die Sicherheit der Daten zu wahren und insbesondere zu verhindern, dass sie verformt, beschädigt werden oder von nicht autorisierten Dritten eingesehen werden.“
Jede Person kann DPO werden, indem sie über die Website der CNIL geht.
Maßnahmen, die zur Absicherung der Daten umzusetzen sind
Mit dieser Aufgabe ist die Überwachungsstelle für Daten betraut. Vier Maßnahmen müssen umgesetzt werden, um Ihre Daten zu schützen:
- Die potenziellen Risiken bewerten
- Die zu schützenden Elemente identifizieren
- Die Maßnahmen kennen, die im Falle eines Datenlecks zu ergreifen sind
- Alles dokumentieren und korrigieren, um den Schutz der Daten zu verstärken.
Ihr DPO (Datenschutzbeauftragter) muss die von der CNIL bereitgestellte Dokumentation kennen und hat die Aufgabe, diese Maßnahmen umzusetzen.
Die anderen Abteilungen für die Bedeutung des Datenschutzes sensibilisieren
Es ist außerdem notwendig, alle Mitarbeiter über die Bedeutung des Schutzes und der Verwaltung der Daten zu informieren. Auch wenn nur eine Überwachungsstelle dafür zuständig ist, müssen viele Mitarbeiter – insbesondere Ihre Vertriebsmitarbeiter – Daten verarbeiten, und sie müssen über die neuesten Empfehlungen der CNIL sowie darüber informiert sein, wie sich diese auf das Unternehmen oder ihre tägliche Arbeit auswirken. Warum nicht einen internen Newsletter einrichten, um sie darüber zu informieren?
Rahmenbedingungen für die Datensicherheit festlegen
Wartung und Vernichtung von Daten verwalten
Sobald Sie wissen, wo sich Ihre Daten befinden und wer sie verwaltet, können Sie ihren Weg innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens mit gutem Gewissen identifizieren – solange Ihre Tools und das Team, das Ihr Tool entwickelt hat, zuverlässig und zugänglich sind.
Die Vertriebsmitarbeiter Ihres Unternehmens müssen jederzeit in der Lage sein, die Wartung und Vernichtung der Prospektdaten zu verwalten, die sich in ihrem CRM befinden.
Sicherheitsvorfälle nachvollziehen
Wenn trotz aller von Ihnen eingerichteten Nachverfolgungs-Tools Sicherheitsvorfälle festgestellt werden, vergessen Sie nicht, sie zu dokumentieren, damit Sie sich bei Wiederholung darauf einstellen können – vor allem aber, um sie zu korrigieren !
Wenn Sie Schwachstellen in Ihrer Software oder eine neue DSGVO-Gesetzgebung feststellen, zögern Sie nicht, sich auf der Website der CNIL zu informieren oder das After-Sales-Team Ihres Tools zu kontaktieren. Die meisten Softwareprogramme bieten einen Support, der Ihnen helfen kann, die Probleme zu lösen.
Jeder Mitarbeiter muss außerdem der Überwachungsstelle für Daten in seinem Unternehmen Meldung erstatten, wenn er eine Unregelmäßigkeit feststellt, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnte.
Absicherung der Kommunikation mit anderen Organisationen
Die Sicherung der Daten ist besonders wichtig, wenn Sie mit anderen Unternehmen oder Organisationen kommunizieren, insbesondere per E-Mail. Gmail hat zudem Benachrichtigungen eingerichtet, um Sie darauf hinzuweisen, wenn Sie eine Anlage Ihres Unternehmens an einen Kontakt außerhalb Ihres Unternehmens senden. Wachsamkeit ist immer geboten, und es ist ratsam, sich regelmäßig auf der Website der CNIL sowie bei Ihren technischen und Vertriebs-Teams zu informieren.
Vertriebsstrategie und CRM sind untrennbare Bestandteile. Richtig konfiguriert kann Ihr CRM eine unerschöpfliche Quelle von Daten sein – unverzichtbar für das reibungslose Funktionieren einer Vertriebsstrategie. Stellen Sie also sicher, dass die verwendete Software zuverlässig und für Ihre Strategie praktisch ist und dass Ihre Daten gut gesichert und DSGVO-konform sind und dass Ihr Team zu diesem Thema gut geschult ist! Jetzt an die Arbeit
