Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Rechtsrahmen der Europäischen Union, der darauf abzielt, die personenbezogenen Daten von Personen zu schützen. Für alle Unternehmen, insbesondere aber für solche, die Marketing-Automation einsetzen, legt sie strenge Regeln fest, was die Erhebung, Verarbeitung und Aufbewahrung der Nutzerdaten betrifft.
So müssen die Marketing-Teams diese Anforderungen einhalten, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, und gleichzeitig personalisierte Marketingstrategien zu entwickeln, die die Rechte der Einzelpersonen respektieren, ohne, natürlich, die Erreichung Ihrer Ziele zu gefährden?
Also: Welche vier Fehler sollten Sie vermeiden, um die DSGVO einzuhalten und ohne Risiko Ihre Software für Marketing-Automation zu nutzen?
Fehler Nr. 1: nicht konforme Erhebung der Daten
Daten ohne ausdrückliche Einwilligung der Nutzer zu erfassen, ist der größte Fehler, den ein Unternehmen nicht machen darf, wenn es Daten sammeln und nutzen möchte.
Um die Einwilligung eines Besuchers einzuholen, ist es erforderlich, das Ziel dieser Datenerhebung klar zu erklären und ihnen die Möglichkeit zu geben, entweder einzuwilligen oder nicht, etwa durch ein Kontrollkästchen, bevor man ein Formular bestätigt. Die informierte, ausdrückliche und freie Einwilligung der Personen muss klar, spezifisch und ohne Unklarheit hinsichtlich des Zwecks der Verarbeitung erteilt werden.
Hier sind einige Formulierungen, die Sie als Einleitung eines Formulars verfassen können, um sicherzustellen, dass Sie die DSGVO und das Recht der Personen in Bezug auf ihre Daten einhalten:
➡️„Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bevor Sie fortfahren, bitten wir Sie, die Datenschutzrichtlinie aufmerksam zu lesen, die unter [Link zur Datenschutzrichtlinie einfügen] verfügbar ist, um zu verstehen, wie wir Ihre Daten erheben, nutzen, speichern und verarbeiten.“
➡️„Indem Sie das Kästchen unten ankreuzen, stimmen Sie ausdrücklich zu, dass wir die folgenden Informationen erheben und verarbeiten“
➡️Freiwillige Einwilligung: Ich verstehe, dass die Bereitstellung meiner Daten freiwillig ist und dass ich meine Einwilligung jederzeit widerrufen kann, indem ich die in der Datenschutzrichtlinie angegebenen Kontaktmethoden verwende.
[ ] Ich akzeptiere, meine personenbezogenen Daten bereitzustellen und gemäß der Datenschutzrichtlinie Mitteilungen zu erhalten.
[ ] Ich lehne es ab, meine personenbezogenen Daten bereitzustellen, und ich verstehe, dass bestimmte Funktionen der Website möglicherweise eingeschränkt sein könnten.
Fehler Nr. 2: mangelnde Transparenz bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten
Transparenz ist eines der Grundprinzipien einer guten Kundenbeziehung. Und sie gilt besonders für die Daten, die sie bereit sind, Ihnen zu übermitteln. Beruhigung, Vertrauen, Glaubwürdigkeit, Ruf, Kundenbindung … Die Vorteile einer reibungslosen Kommunikation sind unzählige.
Wie werden die Daten genutzt, verarbeitet und gespeichert, die Ihre Nutzer mit Ihnen teilen? Als Unternehmen ist es grundlegend, diese Frage beantworten zu können.
Stellen Sie sicher, dass Sie zum Zweck dieser Datenerhebung kommunizieren, zu den Rechtsgrundlagen, auf die Sie sich stützen, zur Speicherdauer der Daten und zu deren Rechten in Bezug auf den Datenschutz. Dies wird in der Regel über eine zugängliche und verständliche Datenschutzrichtlinie umgesetzt.
Bevor Sie eine Datenanfrage stellen, können Sie den folgenden Satz einfügen:
➡️Zweck der Datenerhebung: Ihre Daten werden ausschließlich zu dem Zweck verwendet, für den [den konkreten Zweck der Datenerhebung angeben, z. B.: „Ihnen Newsletter und exklusive Werbeaktionen zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu senden“].
Fehler Nr. 3: Daten ohne zeitliche Begrenzung speichern
Die unbefristete Aufbewahrung personenbezogener Daten ist ein schwerwiegender Fehler im Rahmen der DSGVO. Unternehmen dürfen Daten nur für eine notwendige Dauer und höchstens sowie für spezifische Zwecke aufbewahren.
Allerdings legt die DSGVO keine präzise und einheitliche Speicherdauer für alle Situationen fest. Stattdessen nennt sie eher das Prinzip der „Speicherbegrenzung“ (Artikel 5 Absatz 1(e) der DSGVO). Demnach müssen personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, für die Dauer, die erforderlich ist für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden.
Kurz gesagt? ? Die Speicherdauer der Daten hängt davon ab, vom konkreten Zweck für den die Daten erhoben und verarbeitet werden. Sobald der ursprüngliche Zweck erreicht ist oder der Verarbeitungszweck nicht mehr anwendbar ist, müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
Um diesen Fehler bei Ihrer Datenerhebung zu vermeiden, können Sie Ihren Besuchern mitteilen:
➡️Speicherdauer der Daten: Ihre personenbezogenen Daten werden für [die Speicherdauer der Daten angeben, z. B.: „24 Monate ab der letzten Interaktion mit unserer Website“] gespeichert.
?Dasselbe empfehlen wir: Wir raten Ihnen, die Anzahl der abgefragten Daten zu minimieren. Erheben Sie nur die Daten, die erforderlich sind, um den definierten konkreten Zweck zu erreichen. Vermeiden Sie es, übermäßige oder unnötige Daten zu erheben.
Fehler Nr. 4: unzureichende Sicherheit und der unzureichende Schutz personenbezogener Daten
Um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, ist es entscheidend, über die Risiken im Zusammenhang mit Sicherheitslücken und Datenschutzverletzungen zu kommunizieren. Ein Datenleck kann dem Ruf eines Unternehmens ernsthaft schaden, daher sind alle Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.
Unsere Empfehlung? Richten Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen ein, um die erhobenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Veränderung zu schützen.
Dazu kann Folgendes gehören:
- Die Verschlüsselung der Daten
- Der eingeschränkte Zugriff auf sensible Daten
- Die Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Die Anonymisierung und Pseudonymisierung
- Updates und Sicherheitspatches
- Das Management von Sicherheitsvorfällen
- Regelmäßige Backups
- Die Kontrolle von Dritten
- Die Schulung des Personals
- Der eingeschränkte Zugriff auf Daten
Gut zu wissen: Welche Folgen haben diese Fehler?
Niemand ist perfekt und neue Vorschriften, die von der CNIL beschlossen werden, tauchen regelmäßig auf. Wenn ein Unternehmen nachlässig handelt oder nicht nachbessert, was den Schutz der Kundendaten betrifft, hier sind die Risiken, denen es ausgesetzt ist:
- Geldstrafen: Die DSGVO sieht Verwaltungsstrafen vor, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des jährlichen weltweiten Umsatzes des Unternehmens erreichen können, je nachdem, welcher Betrag der höhere ist. Diese Strafen werden je nach Schwere des Verstoßes verhängt und können den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung sowie Auftragsverarbeiter treffen.
- Ein schlechter Ruf: Eine nicht konforme Erhebung von Daten kann zum Verlust von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit insgesamt führen. Ein schlechter Ruf kann eine nachhaltige Auswirkung auf das Markenimage des Unternehmens haben und seinen Aktivitäten langfristig schaden.
- Gerichtliche Schritte und Beschwerden: Personen, deren Daten rechtswidrig erhoben wurden, haben das Recht, gegen das betreffende Unternehmen Klage einzureichen. Gerichtliche Schritte und Beschwerden können von den Datenschutzbehörden oder den betroffenen Personen eingereicht werden, was zu erheblichen Rechtskosten für das Unternehmen führen kann.
- Unterbrechung von Aktivitäten: In den schwerwiegendsten Fällen können Datenschutzbehörden anordnen, die Datenverarbeitungsaktivitäten des Unternehmens auszusetzen, was erhebliche Auswirkungen auf seine Geschäftstätigkeiten haben könnte.
- Vertragliche Sanktionen: Eine nicht konforme Datenerhebung kann außerdem vertragliche Sanktionen mit Geschäftspartnern oder Auftragsverarbeitern nach sich ziehen, was die Geschäftsbeziehungen des Unternehmens beeinträchtigen könnte.
Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, sich streng an die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf Erhebung, Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten zu halten, um diese schädlichen Folgen zu vermeiden. Aber dank dieses Artikels kennen Sie nun alle Fallstricke, die es zu vermeiden gilt?
