Marketing Automation ist zu einem unverzichtbaren Tool für Unternehmen geworden, die ihre Kommunikation optimieren und ihre Zielgruppe effizient erreichen möchten. Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen jedoch ihre Vorgehensweise in Bezug auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ihrer Kunden neu denken.
Kurze Erinnerung: Die DSGVO als rechtlicher Rahmen zum Schutz der Privatsphäre und der Rechte von Einzelpersonen in der Europäischen Union verlangt, dass jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von Einwohnern der EU verarbeitet, dies in Übereinstimmung mit ihren strengen Bestimmungen tut. Für Unternehmen, die Marketing-Automation-Praktiken nutzen, bedeutet das eine gründliche Neubewertung ihrer Prozesse, um sicherzustellen, dass alle Phasen des Marketing-Zyklus vollständig mit der DSGVO im Einklang stehen.
Um sicherzugehen, dass Sie auf der sicheren Seite sind, entdecken Sie die fünf entscheidenden Schritte, um Ihre Marketing-Automation-Strategie DSGVO-konform zu gestalten. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Potenzial Ihrer Marketing-Automation-Software weiter nutzen und gleichzeitig die Rechte der Einzelpersonen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten wahren. Bereit, DSGVO-konforme Marketing-Automation-Kampagnen zu erstellen? Folgen Sie der Anleitung!
Schritt 1 : eine Datenanalyse durchführen und Risiken bewerten
Schritt 2 : holen Sie eine klare und unwiderlegbare Einwilligung ein
Schritt 3 : richten Sie Kontroll- und Transparenzmechanismen ein
Schritt 4 : verstärken Sie die Datensicherheit
Schritt 5 : überwachen und passen Sie Ihre Strategie an
Schritt 1 : eine Datenanalyse durchführen und Risiken bewerten
Zunächst ist ein Überblick erforderlich. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen :
- Welche Fragen stelle ich potenziellen Kunden in meinen Formularen?
- Welche Daten habe ich bereits in meinem Besitz?
Üblicherweise verlangen Unternehmen die folgenden Angaben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name des Unternehmens sowie Kommunikationspräferenzen. Es ist sinnvoll, diese Angaben zu erheben und regelmäßig sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind. Haben Sie Ihren potenziellen Kunden bereits andere Informationen abgefragt? Wenn ja, welche? Die Beantwortung dieser Fragen ermöglicht es Ihnen, die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung dieser Daten einzuschätzen und dabei besonders auf sensible und personenbezogene Daten zu achten.
Dieser erste Schritt der Analyse und Bewertung schafft eine solide Grundlage, um Ihre Marketing-Automation-Strategie DSGVO-konform zu machen und in die richtige Richtung zu gehen. ⬆️
Schritt 2 : holen Sie eine klare und unwiderlegbare Einwilligung ein
Es ist wichtig, die klare und unwiderlegbare Einwilligung aller Ihrer Kontakte einzuholen, bevor Sie beginnen, ihre Daten zu verwenden.
Ihre Datenerfassungsformulare müssen klare und leicht verständliche Erklärungen enthalten, aus denen hervorgeht, wie Sie die Daten verwenden werden, und eine Option für eine ausdrückliche Einwilligung bieten. Prüfen Sie sorgfältig, dass die angebotenen Opt-ins nicht bereits vorab angehakt sind, denn sie werden in der Praxis manchmal als nicht gültige Einwilligung betrachtet. ⚠️
Damit Sie es leichter haben, finden Sie hier einige Beispiele für Opt-ins, die die DSGVO respektieren und die Sie unter den Feldern in Ihren Formularen ergänzen können :
- Ausdrückliches Ankreuzfeld : „Ich akzeptiere, Marketingkommunikation per E-Mail zu erhalten.“
- Einwilligung zur Weitergabe von Daten : „Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten mit sorgfältig ausgewählten Partnern zu Marketingzwecken geteilt werden.“
- Double Opt-in für Newsletter : „Aktivieren Sie dieses Feld, um sich für unseren Newsletter anzumelden. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, um Ihr Abonnement zu validieren.“
- Einwilligung für Cookies : „Wenn Sie auf Akzeptieren klicken, willigen Sie in die Verwendung von Cookies auf unserer Website zu Analyse- und Personalisierungszwecken des Inhalts ein.“
- Einwilligung für Push-Benachrichtigungen : „Ich akzeptiere, Push-Benachrichtigungen über Produktaktualisierungen und spezielle Angebote zu erhalten.“
- Einwilligung zur Erhebung geografischer Daten : „Ich akzeptiere, dass mein geografischer Standort erfasst wird, um die Nutzererfahrung in unserer mobilen Anwendung zu verbessern.“
- Einwilligung für das Tracking des Nutzerverhaltens online : „Ich akzeptiere, dass Tracking-Cookies verwendet werden, um mein Online-Verhalten zu analysieren und unsere Services zu verbessern.“
- Einwilligung zur Nutzung von Daten zu Werbezwecken : „Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, willigen Sie ein, dass Ihre personenbezogenen Daten für gezielte Werbezwecke auf unseren Plattformen und auf Plattformen Dritter verwendet werden.“
Wie Sie sehen, müssen Ihre Optionen für Nutzer klar und spezifisch sein und es ihnen ermöglichen, eine informierte Einwilligung zu geben und die Arten von Mitteilungen oder Tracking-Aktivitäten auszuwählen, denen sie beitreten möchten. Ebenso wichtig ist es, Links zur Datenschutzerklärung einzufügen und transparente Informationen darüber bereitzustellen, wie die Daten verarbeitet und genutzt werden.
Kurz gesagt: Wenn Sie als Unternehmen potenzielle Kunden gewinnen möchten, müssen Ihre Mechanismen zur Datenerhebung klar sein: getrennte Ankreuzfelder, leicht zugängliche Datenschutzerklärungen und verständliche Formulierungen. Nutzer müssen nämlich in der Lage sein, ihre Einwilligung in voller Kenntnis der Sachlage zu geben. Auf diese Weise sind Unternehmen besser gerüstet, um Vertrauen zu ihren Kunden aufzubauen und sich proaktiv an die Vorgaben der DSGVO zu halten, wodurch zum Schutz grundlegender Rechte in Bezug auf den Datenschutz beigetragen wird.
Schritt 3 : richten Sie Kontroll- und Transparenzmechanismen ein
Die erhobenen Daten bleiben im Eigentum Ihrer Kontakte. Sie müssen ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten ausüben können, z. B. das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung dieser Daten.
Welche Mechanismen bieten Sie als Unternehmen an, um es den Nutzern zu ermöglichen, einfach auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu ändern oder zu löschen? ?
Sind Sie in Bezug darauf, wie Sie die Daten verarbeiten, wirklich transparent und informieren Sie Ihre Kunden über die Zwecke jeder Verarbeitung? Wie Sie sich vorstellen können, müssen Sie auf diese Frage mit „Ja“ antworten – oder die Voraussetzungen schaffen, um mehr Transparenz zu gewährleisten.
Richten Sie in jeder Ihrer Marketingkommunikationen einen Abmelde-Link ein oder stellen Sie einen Zugriff auf ein Präferenzcenter bereit. Ihre Kontakte können sich so schnell von Ihren Marketing-E-Mails abmelden, ihre bevorzugten Kommunikationskanäle auswählen und sich für die verschiedenen Mitteilungen Ihres Unternehmens anmelden. Sie können diese Tools über Software wie Webmecanik Automation.
Schritt 4 : verstärken Sie die Datensicherheit
Um Ihre Interessenten und Kunden zu beruhigen und DSGVO-konform zu sein, müssen Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten, die Sie besitzen, vor Verlust, Lecks oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Ist Ihre Marketing-Automation-Software sicher? (Zertifizierung, Firewalls und fortgeschrittene Sicherheitstools wie die 2FA, also die doppelte Authentifizierung-)
Schauen wir uns das genauer an? Entdecken Sie hier einige Beispiele für Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Sicherheit der von Ihnen verwalteten Daten zu stärken und sicherzustellen :
- Umsetzung robuster IT-Sicherheitsmaßnahmen : fortschrittliche IT-Sicherheitssysteme wie Firewalls, Systeme zur Erkennung von Eindringlingen (IDS), Antivirusprogramme und Lösungen zum Schutz vor bösartiger Software, um die auf Servern gespeicherten Daten zu schützen.
- Verwendung von Verschlüsselung : Die Verschlüsselung sensibler Daten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie selbst dann nicht genutzt werden, wenn diese kompromittiert werden. Die Verschlüsselung muss auf Daten in der Übertragung und im Ruhezustand angewendet werden.
- Zugriff nach Rollen : beschränken Sie den Zugriff auf personenbezogene Daten entsprechend den Rollen der Mitarbeitenden. Nur die autorisierten Personen sollten Zugriff auf bestimmte Informationen haben, und dieser Zugriff muss streng kontrolliert und überwacht werden.
- Regelmäßige Backups : stellen Sie sicher, dass die Daten regelmäßig gesichert werden, um die Risiken eines Datenverlusts im Falle eines Sicherheitsvorfalls zu minimieren.
- Passwortverwaltung : fördern Sie die Nutzung starker Passwörter, der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und führen Sie regelmäßige Richtlinien zum Passwortwechsel ein.
- Kontrolle von Dritten : wenn Sie Daten mit Dritten teilen, stellen Sie sicher, dass Sie deren Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen prüfen, um sicherzustellen, dass sie die Daten ebenfalls angemessen schützen.
- Notfallplan für den Vorfall : erarbeiten Sie einen Plan für die Reaktion auf einen Datenverstoß, damit Sie schnell und wirksam handeln können, um mögliche Schäden zu begrenzen.
Legen Sie schließlich interne Richtlinien für die Datenverarbeitung fest und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, um die Datensicherheit in jeder Phase des Prozesses sicherzustellen.
Schritt 5 : überwachen und passen Sie Ihre Strategie an
Es ist notwendig, die Entwicklungen der DSGVO stets im Blick zu behalten. Richten Sie regelmäßige Überwachungsmechanismen ein, um zu überprüfen, ob Ihre Marketing-Automation-Strategie mit diesen Regeln im Einklang steht. Die aktuellsten Veröffentlichungen stammen übrigens aus diesem Frühjahr und wurden auf der Website der CNIL. veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, jedes Quartal Benachrichtigungen zu aktivieren, damit Sie nichts verpassen.
Führen Sie regelmäßig ein Monitoring der Entwicklungen der DSGVO und der bewährten Verfahren zum Schutz von Daten durch, um sich an mögliche Änderungen anzupassen. Zögern Sie nicht, darauf zu achten, was Ihre Wettbewerber in diesem Zusammenhang tun.
Informieren Sie schließlich Ihre Kunden und holen Sie deren Einwilligung erneut ein, falls dies erforderlich ist – bei Änderungen der DSGVO, Ihrer Strategie oder Ihrer Prozesse.
Zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden, um mehr Informationen über Marketing-Automation und die DSGVO zu erhalten. Wir haben zu diesem Thema auch ein Whitepaper: ?
