2 Milliarden E-Mails werden pro Monat versendet, zum Zeitpunkt der DSGVO wurden die Rekorde mit mehr als 100 Millionen E-Mail-Versendungen pro Tag gebrochen. E-Mail-Marketing bleibt ein bevorzugter Kommunikationskanal, sei es für institutionelle, transaktionale oder Marketing-Kommunikation, wozu die Statistiken zu Marketing-E-Mails im Blick behalten.
Daher ist es wichtig, Ihre E-Mails so gut wie möglich zu gestalten, um die Zustellbarkeit zu optimieren.
Wissen Sie: Mehr als 14% der E-Mails kommen nicht im Posteingang an.
Definieren wir zunächst den Begriff der Zustellbarkeit: Er bezeichnet die Anzahl der Nachrichten, die die primäre Inbox des Empfängers erreichen, ohne gelöscht, gefiltert oder in einen Spam-Ordner verschoben zu werden.
Die Zustellbarkeit kann durch verschiedene Kriterien beeinflusst werden (positiv oder negativ) :
- die Qualität der Kontaktliste,
- die Ausrichtung dieser Liste,
- der Inhalt der Nachricht,
- der Ruf des Absenders,
- die Versandfrequenz,
- die Öffnungs-, Abmelde- und Bounce-Raten.
EINE GUTE HYGIENE FÜR KONTAKTlisten BEIBEHALTEN
Datenbeschaffung
Das, was man auf keinen Fall tun sollte, ist, eine Kontaktliste zu importieren, ohne sie zu überprüfen.
Die gesammelten Daten müssen einerseits korrekt sein:
- keine Tippfehler enthalten,
- keine inaktiven Adressen enthalten,
- keine nicht existierenden Adressen enthalten.
Es gibt Dienste wie „neverbounces“ oder andere, mit denen die meisten Router Partnerschaften haben, sodass Sie Ihre E-Mail-Adressen überprüfen können.
Das Versenden von E-Mails auf einer Basis mit vielen „schlechten“ E-Mail-Adressen führt zu einer deutlich höheren Bounce-Rate (Rückläufern), was sich negativ auf Ihre E-Reputation und damit auf Ihre Zustellbarkeit auswirkt.
Opt-in
Außerdem ist es mit der DSGVO verpflichtend geworden, das Einverständnis von Personen im B2C einzuholen.
Ihre Online-Formulare müssen zwingend ein Feld Opt-in enthalten. So können Sie E-Mails an Personen senden, die sie erhalten möchten, und damit ist Ihre Öffnungsrate zwangsläufig höher. Ebenso wird die Abmelderate voraussichtlich niedriger sein, weil Ihre Kontakte interessiert sind.
Die Öffnungsrate sowie die Abmelderate sind wichtige Faktoren, die die Zustellbarkeit beeinflussen. Je höher Ihre Öffnungsraten sind, desto besser ist Ihre Zustellbarkeit. Umgekehrt gilt: Je höher die Abmelderate ist, desto stärker wird Ihre Zustellbarkeit negativ beeinträchtigt.
Double Opt-in
Der Double Opt-in ist eine sehr gute Methode zur Verbesserung der Qualität Ihrer Kontaktliste.
Das Prinzip besteht darin, einer Person, die sich angemeldet hat (unter Angabe ihres Einverständnisses), eine E-Mail zu senden, in der ein Link enthalten ist und die Person dazu eingeladen wird, darauf zu klicken, um sicherzustellen, dass die E-Mail wirklich legitim ist und tatsächlich existiert. So lassen sich Tippfehler wie „@gmil.com statt @gmail.com“ vermeiden.
Inaktive Kontakte
Inaktive Kontakte öffnen Ihre E-Mails viel seltener und senken damit die Öffnungsrate Ihrer E-Mails.
Wenn ein Kontakt inaktiv ist, liegt das vielleicht daran, dass er sich heute nicht mehr für Ihre Produkte/Dienstleistungen interessiert. Daher müssen Sie sie aus Ihren Verteilerlisten entfernen.
Sie können einen inaktiven Kontakt als jemanden betrachten, der Ihre E-Mails nicht geöffnet hat seit 6 Monaten.
Captcha
Richten Sie Captchas/reCaptchas ein, um zu verhindern, dass Roboter Ihre Formulare einreichen und Ihre Datenbank mit „falschen“ Kontakten verschmutzen.
Segmentierung
Sobald Ihre Kontaktbasis „sauber“ ist, ist es zwingend erforderlich, sie zu segmentieren. Denn es ist nicht sinnvoll, E-Mails zu bestimmten Themen an Personen zu senden, die daran nicht interessiert wären, da dies die Öffnungsrate senken würde.
Die Segmentierung kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen :
- demografisch,
- verhaltensbezogen: Navigation auf der Website, Interessen usw.
DER INHALT DER NACHRICHT
Wenn Sie den Inhalt der Nachricht sorgfältig gestalten, lässt sich die Zustellbarkeit erheblich verbessern.
Betreff
Der Betreff ist das erste, was die Person in ihrem Posteingang sieht. Er weckt die Neugier, die E-Mail zu öffnen.
Der Betreff darf nicht enthalten:
- Keywords wie Finanzen, Steuern, Geld, Super-Promo usw.: außer wenn es in diesen Bereichen legitim ist,
- Wörter in Großbuchstaben und Sonderzeichen: Beispiel SUPER PROMOS !!
Er kann enthalten:
- Emojis,
- Personalisierung: zum Beispiel den Vornamen der Person im Betreff.
Text-/Bild-Verhältnis und Länge
Es wird empfohlen, ein Text-/Bild-Verhältnis von 60%/40% zu haben.
Außerdem darf die E-Mail nicht zu lang sein, da sie sonst von manchen E-Mail-Clients wie Gmail abgeschnitten wird.
Gewicht der E-Mail
Das Gewicht der E-Mail kann sich erheblich auswirken, denn wenn eine E-Mail zu schwer ist, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass sie im Spam-Ordner landet.
Es wird empfohlen, 500 KB nicht zu überschreiten. Achten Sie daher besonders auf das Gewicht der in die E-Mail eingefügten Bilder.
Abmeldelink und Online-Ansicht
Kontakte müssen die Möglichkeit haben, sich einfach abzumelden.
Der Abmeldelink sollte mindestens im Footer der E-Mail integriert sein. Es ist noch besser, 2 Links einzubauen: einen im Header und den anderen im Footer.
Genauso gilt das für den Link zur Online-Ansicht: Mit manchen E-Mail-Clients ist das Ergebnis möglicherweise nicht optimal. Die Person muss daher die Möglichkeit haben, die E-Mail im Browser einzusehen.
Eine Textversion vorschlagen
Einige E-Mail-Clients (wie zum Beispiel Outlook) können Schwierigkeiten haben, Ihre E-Mail zu lesen. Eine Lösung besteht darin, eine unformatierte Textversion bereitzustellen.
HTML optimieren
Zögern Sie nicht, das HTML Ihrer E-Mail auf Websites wie der der W3C zu testen. Es kommt durchaus vor, dass man beispielsweise vergisst, ein Tag zu schließen.
Responsive Design
Da E-Mails immer häufiger auf Smartphones gelesen werden, muss Ihre E-Mail zwingend responsive gestaltet sein (sie muss sich je nach verschiedenen Endgeräten korrekt anzeigen).
Personalisierung
Bei der Personalisierung von E-Mails geht es darum, verschiedene Felder des Kontakts hinzuzufügen (z. B. Vorname, Nachname usw.)
E-Mail personalisieren (insbesondere im Betreff) verbessert die Öffnungsrate erheblich.
A/B-Test
Nutzen Sie A/B-Testing, um verschiedene Versionen Ihrer E-Mail zu testen und zu sehen, welche am besten funktioniert. A/B-Testing kann außerdem mit unterschiedlichen Sendezeiten durchgeführt werden.
Testen Sie Ihre E-Mails
Vergessen Sie nicht: Bevor Sie Ihre E-Mail-Kampagne starten (oder Ihren Newsletter versenden), senden Sie sich die E-Mails selbst, um zu prüfen, ob die Darstellung gut ist.
DIE REPUTATION DES ABSENDERS
Ihr Versandserver muss zwingend über eine oder mehrere IP-Adressen laufen. Es gibt 2 Arten :
- dedizierte IP-Adressen,
- gemeinsam genutzte (shared) IP-Adressen.
Es ist wichtig, den Ruf der IP-Adresse zu verfolgen, denn mit einer in einer Blacklist befindlichen IP haben Sie deutlich weniger Chancen, im Posteingang anzukommen, und damit ist die Spam-Quote höher.
Dedizierte IP-Adressen
Sie sind der einzige Absender von E-Mails über diese IP. Sie kümmern sich direkt um Ihre Reputation. Nutzen Sie eine dedizierte IP, wenn Sie sehr viele E-Mails in einer regelmäßigen Frequenz versenden, ohne dass es zu Peaks von einem Versand zum nächsten kommt.
Um mit einer dedizierten IP zu starten, muss man in der Regel eine Phase des warm-up durchlaufen. Dabei führt man verschiedene E-Mail-Versendungen durch und erhöht nach und nach die Anzahl der Versendungen.
Gemeinsam genutzte IPs
Sie teilen sich diese IP mit anderen Unternehmen und damit auch den Ruf.
Der Vorteil einer gemeinsam genutzten IP ist, dass, wenn Sie keine regelmäßigen E-Mail-Versendungen haben und Sie Versandspitzen erzeugen, diese Spitze vom Pool der gemeinsam genutzten Adressen abgefedert wird .
AUTHENTIFIZIERUNG
Authentifizierungsstandards ermöglichen es, dem Absender (im Domainnamen) Legitimität zu verleihen. Das verhindert zwar nicht, dass E-Mails im SPAM landen, aber Webmails (Gmail, Yahoo usw.) und ISPs (Orange, SFR, Bouygues usw.) sind eher dazu bereit, die E-Mails durchzulassen. Außerdem schützt es Ihren Domainnamen davor, von Spammern missbraucht zu werden.
Es wird dringend empfohlen, diese beiden Protokolle einzurichten :
- SPF (Sender Policy Framework),
- DKIM (Domain Key Identified Mail).
Der SPF
Über einen TXT-Eintrag im DNS-Bereich des Domainnamens des Absenders geht es darum, die IP-Adressen zu autorisieren, die E-Mails mit dieser Domain senden dürfen.
Der DKIM
Auch das erfolgt über einen TXT-Eintrag im DNS-Bereich des Domainnamens des Absenders. DKIM enthält einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel und ermöglicht zusätzlich zur Authentifizierung des Domainnamens die Sicherstellung der Integrität der Nachricht.
VERSANDHÄUFIGKEIT
Die Versandhäufigkeit ist ein wichtiges Kriterium, das man berücksichtigen sollte.
Wenn Sie regelmäßig 10.000 E-Mails versenden, aber plötzlich 200.000 versenden müssen, sollten Sie eine Preheating-Phase (warm-up) einplanen.
Außerdem, sind die ISPs (Orange, SFR usw.) im Gegensatz zu Webmails wie Gmail nicht daran gewöhnt, auf einmal eine riesige Menge an E-Mails zu erhalten. Daher können sie die E-Mails zwischenpuffern (z. B. jeweils 1 E-Mail alle 30 Sekunden durchlassen) oder schlimmer: sie in den Spam-Ordner verschieben.
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Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Zustellbarkeit von E-Mails wird von verschiedenen Kriterien beeinflusst. Daher ist es wichtig, sie alle im Blick zu behalten, denn es ist die Summe all dieser Kriterien, die Ihre Zustellbarkeit und damit Ihre Öffnungsraten verbessert.
