Jedes Unternehmen, das Marketing-Automation-Strategien einsetzt, muss eine Seite auf seiner Website dem Schutz personenbezogener Daten widmen, um die DSGVO einzuhalten und seinen Nutzern gegenüber seiner Transparenzpflicht nachzukommen. Da das Marketing auf der Erhebung dieser sensiblen Daten basiert, müssen Besucher über deren Verarbeitung und ihre Rechte informiert werden. Häufig befindet sich die Seite „DSGVO und Daten“ im Footer (Fußzeile) einer Website, aber auch eine Kategorie im Menü kann dafür vorgesehen sein. Entscheidend ist, dass dieses Thema für alle Besucher Ihrer Website angesprochen und sichtbar ist.
Die Grundsätze der DSGVO für Marketing-Automation verstehen
Die von Ihrer Website erhobenen Daten bewerten und dokumentieren
Einführung einer klaren und ausdrücklichen Einwilligungspolitik
Die Datensicherheit auf Ihrer Website stärken
Optionen zur Löschung von Daten anbieten
Schulung des Personals und Sensibilisierung für die DSGVO
Die Grundsätze der DSGVO für Marketing-Automation verstehen
A. Was ist die DSGVO und warum ist sie wichtig für die Marketing-Automation?
Die DSGVO oder die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist. Ihr Ziel ist es, die Privatsphäre und die personenbezogenen Daten von Personen innerhalb der EU zu schützen. Für die Marketing-Automation ist die DSGVO entscheidend, da sie strenge Regeln für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von Nutzern vorschreibt.
Unternehmen müssen eine klare und informierte Einwilligung der Nutzer einholen, bevor sie deren Daten erheben, und sie müssen ihre Sicherheit durch geeignete Schutzmaßnahmen gewährleisten. Die DSGVO stärkt das Vertrauen der Verbraucher und ermutigt Unternehmen dazu, verantwortungsvolle und mit den Datenschutzvorschriften konforme Marketingpraktiken zu übernehmen.
B. Die wichtigsten Grundsätze der DSGVO im Zusammenhang mit Marketing-Automation
Wenn Sie Webmecanik Automation oder eine andere Lösung für Ihre Marketing-Automation-Kampagnen nutzen, gibt es vier zentrale Grundsätze, die Sie im Blick behalten sollten, um die DSGVO einzuhalten:
- Ausdrückliche und spezifische Einwilligung: Am Ende Ihrer Formulare dürfen die Opt-in-Kästchen nicht vorangekreuzt sein. Die Nutzer müssen klar wissen, was sie akzeptieren, wenn sie ihre personenbezogenen Daten übermitteln.
- Das Recht auf Vergessenwerden und die Löschung von Daten: Sie können ein Formular einrichten, in dem potenzielle Kunden jederzeit die Löschung ihrer Daten anfordern können. Zögern Sie nicht, sie darüber zu informieren, dass dieses Formular zum Schutz existiert und dass sie Sie jederzeit kontaktieren können, um mehr über die Verarbeitung ihrer Informationen zu erfahren.
- Transparenz bei der Erhebung und Verarbeitung von Daten: derselbe Grundsatz: Bei Änderungen interner Prozesse oder der DSGVO-Gesetzgebung wird empfohlen, Ihre Kundenbasis zu informieren, um sie transparent zu halten und mehr Klarheit zu schaffen.
- Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten: Robuste Maßnahmen umzusetzen ist unerlässlich, um jede Datenpanne zu verhindern: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Zugriffsverwaltung, Passwörter, die regelmäßig erneuert werden …
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Die von Ihrer Website erhobenen Daten bewerten und dokumentieren
A. Einen Audit der Daten durchführen, die von Ihren Formularen und Cookies erhoben werden
Um Ihre Website für den Schutz personenbezogener Daten zu optimieren, ist es vor allem ratsam, zunächst einen umfassenden Audit durchzuführen, in dem Sie zusammenstellen, welche Daten Sie haben, welche Formulare Sie veröffentlichen und wie es um Ihre Cookies bestellt ist. Mit den Gesetzen der DSGVO ist es sinnvoll, Ihre Formulare erneut zu prüfen und zu aktualisieren, falls Kästchen vorangekreuzt sind oder wenn keine Anfragen zur Einwilligung formuliert wurden.
B. Sensible und nicht sensible Daten identifizieren
Nach diesem Audit sollten Sie festlegen, welche sensiblen und nicht sensiblen Daten Sie in Ihrem Besitz haben, und die Sicherheit für die sensibelsten Daten natürlich weiter stärken.
Hier sind einige als sensibel eingestufte Daten:
- ?Geografische Daten: GPS-Standort, IP-Adresse usw.
- ?Demografische Daten: Geschlecht, Alter, Geburtsdatum, Familienstand, familiäre Situation usw.
- ?Nutzungsdaten der Dienste: Kaufhistorie, Nutzungsgewohnheiten der Website oder der Anwendung usw.
- ?Kommunikationsdaten: Gesprächsaufzeichnungen, Korrespondenz per E-Mail oder Chat usw.
- ?Finanzdaten: Bankinformationen, Kredit-/Debitkartennummern, Transaktionshistorie usw.
- ?Gesundheitsdaten: medizinische Informationen, Krankengeschichte, Informationen zu Allergien oder Gesundheitszuständen usw.
Merke: Alle erhobenen Daten müssen vertraulich bleiben – selbst wenn sie schon älter sind. Stellen Sie sicher, dass sie auf dem neuesten Stand sind und sicher aufbewahrt werden, um jede Datenpanne zu vermeiden.
C. Ein Verzeichnis der Verarbeitungsvorgänge für Daten führen, die durch Marketing-Automation durchgeführt werden
Das Team, das für Marketing-Automation-Kampagnen zuständig ist, erhebt in der Regel Verhaltensdaten über potenzielle Kunden: E-Mail-Öffnungsrate, Anzahl der Klicks, Anzahl der Videoaufrufe oder Downloads … Auch diese Daten dürfen nicht offengelegt werden. Am besten werden sie in einem separaten Verzeichnis zusammengefasst (z. B. in Tabellen zur Nachverfolgung von Kennzahlen), das von wenigen Mitarbeitenden verwaltet wird und sicherlich nicht außerhalb des Unternehmens weitergegeben wird.
Einführung einer klaren und ausdrücklichen Einwilligungspolitik
Auf Ihrer Website muss die Datenschutzrichtlinie für personenbezogene Daten klar angegeben werden. Wie? Über DSGVO-konforme Einwilligungsformulare.
A. DSGVO-konforme Einwilligungsformulare entwickeln
Die Felder müssen in einer verständlichen Sprache gehalten sein (kein Fachjargon), die Kästchen dürfen nicht vorangekreuzt sein und müssen die Einwilligungsanfrage klar benennen.
Zum Beispiel:
- „Ich möchte den Newsletter und Marketing-Kommunikationen von [Name des Unternehmens] erhalten.“ ist verständlicher als: „Ich möchte in die Verteilerliste für den Versand der Newsletter aufgenommen werden.“
So gibt der Nutzer seine ausdrückliche Einwilligung, um Ihren Newsletter zu erhalten, und er wird klar darüber informiert, dass er Marketing-Kommunikationen von Ihrem Unternehmen erhalten wird.
Vergessen Sie nicht, einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie einzufügen, um zusätzliche Informationen darüber bereitzustellen, wie Sie die personenbezogenen Daten der Newsletter-Abonnenten verarbeiten.
B. Die Einwilligung an spezifische Ziele der Marketing-Automation knüpfen
Jedes Ziel muss für mehr Klarheit jeweils eine eigene Option haben. Nutzer dürfen nicht den Eindruck bekommen, Kästchen zufällig anzukreuzen, sondern sie müssen wissen, welches Ziel des Unternehmens die Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten fordert.
C. Optionen für die Einwilligung anbieten
Je mehr Optionen Sie anbieten, desto stärker kann der Nutzer die Transparenzpolitik Ihres Unternehmens wahrnehmen. Dieser Effekt vermittelt ihm ein gewisses Maß an Sicherheit, das stets gegeben sein sollte, um eine gute Kundenbeziehung aufzubauen!
Die Datensicherheit auf Ihrer Website stärken
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt haben, um die erhobenen Daten zu schützen. Zum Beispiel:
- Die Verschlüsselung der Daten, die zwischen dem Browser des Nutzers und Ihrem Server ausgetauscht werden. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen wie Benutzernamen, Passwörter und personenbezogene Daten während der Übertragung geschützt sind.
- Starke Authentifizierung: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) stärkt die Sicherheit der Nutzerkonten. Neben dem Passwort ist für den Zugriff auf das Konto ein zweiter Identifikationsfaktor erforderlich, z. B. ein eindeutiger Code, der an ein mobiles Gerät gesendet wird.
- Regelmäßige Updates und Firewalls: Stellen Sie sicher, dass Ihre Website und Ihre Anwendungen die neuesten Sicherheitsupdates verwenden, um bekannte Schwachstellen zu beseitigen. Installieren Sie außerdem eine Firewall, um den eingehenden Datenverkehr zu überwachen und zu filtern und so Ihre Website vor schädlichen Angriffen und Einbruchsversuchen zu schützen.
Achten Sie abschließend auf eine regelmäßige Aktualisierung dieser Sicherheitssoftware, um das Risiko von Datenlecks zu vermeiden.
Optionen zur Löschung der Daten anbieten
Die Nutzer müssen wissen, dass sie die Löschung ihrer Daten anfordern können. Als Unternehmen müssen Sie es den Nutzern erleichtern, die Einwilligung zurückzuziehen und Daten zu löschen. Es wird empfohlen, das Verfahren zum Widerruf in Ihrer Datenschutzerklärung klar zu erklären und in dieser Hinsicht das Gespräch mit Ihren Kunden zu suchen.
Eine E-Mail-Adresse einzurichten ist ein guter Weg, um die Transparenz Ihres Unternehmens in diesem Punkt zu unterstreichen und sie zu beruhigen.
Schulung des Personals und Sensibilisierung für die DSGVO
Auch intern! In Ihrem Unternehmen müssen Sie das Personal, das an Marketing-Automation beteiligt ist, für die Anforderungen der DSGVO und den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisieren. Jeder Mitarbeitende, der Zugriff auf Ihre Kunden hat, muss über die Gesetzgebung informiert werden. Vergessen Sie außerdem nicht, regelmäßig auf der Website der CNIL nachzusehen und Schulungen zu organisieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die besten Vorgehensweisen zu kennen.
