Die Datenqualität Ihrer CRM beruht auf einer Reihe von Kriterien, die es Ihren Teams ermöglichen, stets zur richtigen Zeit über die richtigen Daten zu verfügen und Verkäufe zu erzielen.
Ein sauberes CRM ist ein CRM, das ständig aktualisiert wird. Indem Sie Ihren Teams die richtigen bewährten Verfahren vermitteln, können Sie Fehler größtmöglich vermeiden und Ihr CRM stets sauber und aktuell halten.
Sechs Kriterien ermöglichen es, die Bereinigung Ihres CRM zu strukturieren. In diesem Artikel fassen wir für Sie zusammen, wie Sie dabei vorgehen.
Was sind saubere CRM-Daten?
„Data Quality“ lässt sich im Wesentlichen als die Fähigkeit zusammenfassen, zuverlässig und gut lesbar über eine lange Zeit hinweg Daten zu pflegen. Die Schwierigkeit besteht darin, dass Zeit die Datenqualität beeinträchtigt. Je neuer eine Daten ist, desto mehr Wert hat sie, umgekehrt gilt: Je älter sie ist, desto weniger.
Denn Ihre Kontakte ändern ihre Telefonnummer, Adresse, Position oder sogar ihr Verhalten – kurz gesagt, Ihre Kundendatei ist ständig im Wandel.
„Data Quality Management“ oder alle Praktiken zur Verwaltung der Datenqualität helfen dabei, Ihre Datensätze so zu pflegen, dass sie jederzeit nutzbar und leicht zu handhaben sind.
Die Qualität der Daten basiert auf einer Reihe von Kriterien, die die Pflege des CRM und die ständige Aktualisierung sauberer, qualitativ hochwertiger Daten ermöglichen:
- Die Vollständigkeit der Daten : Um zu wissen, ob Ihre Daten vollständig sind, stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten haben, die Sie über Ihre Kunden und Interessenten benötigen. Prüfen Sie, dass alle relevanten Felder (E-Mail, Name, Vorname, Telefon…) korrekt ausgefüllt sind. Das Fehlen bestimmter Daten ist eine echte Hürde für den erfolgreichen Verkaufsprozess. Achten Sie also darauf, dass Ihre Teams die sorgfältige Erfassung aller Felder streng einhalten.
- Die Gültigkeit der Daten : Achtung: Daten können manchmal einer spezifischen Syntax folgen müssen, z. B. „Herr“ vs. „Monsieur“.
- Die Konsistenz der Daten : Reporting-Tools stellen Verbindungen zwischen verschiedenen Datenbanken her, indem sie Daten über Importe und Exporte austauschen. Damit dieser Prozess funktionieren kann, ist es zwingend erforderlich, dass die Felder und die Syntaxen von einer Datenbank zur anderen identisch sind. In jeder Datenbank muss eine Person dieselben Informationen haben, die unter denselben Formaten und Syntaxen eingegeben wurden.
- Die Verfügbarkeit der Daten : Stellen Sie sich die Frage, ob Ihre Daten für die Personen, die sie für ihre Arbeit benötigen, leicht lesbar oder zugänglich sind. Dieses „Quick Win“ könnte Ihren Teams wertvolle Zeit sparen.
- Die Genauigkeit der Daten : Um eine nutzbare Datenbasis zu haben, braucht man korrekte Daten. Stellen Sie also sicher, dass die Daten nicht fehlerhaft sind. Beispielsweise kann es sein, dass alle Felder der Kontakte ausgefüllt sind, aber nur 80 % der eingegebenen Telefonnummern gültig sind.
- Die Aktualisierung der Daten : Eine vollständige und nutzbare Datenbasis zu haben, ist gut – aber eine Datenbasis, die ständig aktuell ist, ist noch besser. Zeit beeinträchtigt die Qualität Ihrer Daten. Stellen Sie daher sicher, dass die Daten gültig sind und aktualisieren Sie sie bei Bedarf.
Quelle : profisee.com
Wie bereinigen Sie Ihr CRM in 6 Schritten?
Ein CRM mit Daten von schlechter Qualität verursacht kommerzielle Kosten. Die Zeit, die Sie für die Bereinigung aufwenden, ist genauso viel Zeit, die Ihre Teams nicht für Akquise aufbringen.
Zum Glück gibt es Bereinigungspraktiken, mit denen Sie Zeit gewinnen können.
Hier sind die wichtigsten – zusammengefasst in 6 Punkten.
Quelle : efrontech.com
1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Datenquellen verstehen
Das Hauptziel besteht darin zu verstehen, wie die verschiedenen Datenquellen mit den Werkzeugen interagieren, die Ihnen zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Daten zu „Interessenschwerpunkten“ (Interessen für diesen oder jenen Aspekt Ihres Produkts) über verschiedene Kanäle gewonnen werden :
- Datenquellen „first party“ : direkt bereitgestellt vom Lead oder Kunden, über ein Formular, den Chat oder ein Telefonat.
- Datenquellen „second party“ : bereitgestellt durch die Analyse des Verhaltens von Leads oder Kunden auf der Website, im Produkt usw. über Partner-Tools.
- Datenquellen „third party“ : gewonnen über einen B2B-Datenanreicherungsdienst.
Damit Sie eine klare Sicht erhalten, sollten Sie Ihre Daten, ihre Quellen und ihren Datenfluss kartieren. Als Einstieg können Sie versuchen zu verstehen, wie und in welchem Format Daten in Ihren Tools erscheinen.
Zum Beispiel kann das Feld „Name“ in Salesforce als „Vorname Nachname“ erscheinen, während es in Intercom einfach „Name“ ist.
Sie müssen die Daten aller Tools kartieren, die Lead- oder Kundendaten speichern – und dabei unbedingt alle Datenpunkte berücksichtigen, die Ihre Zielkundschaft definieren.
2. Normalisieren und standardisieren Sie Ihre Daten
Damit Ihre Datenbasis einheitlich ist, standardisieren Sie Ihre Daten. Das geschieht, indem Sie Ihre Datenquellen konfigurieren und Regeln für die manuelle Eingabe dieser Daten festlegen.
Diese Maßnahme spart viel Zeit, vor allem aber gibt sie Ihnen einen sehr klaren Überblick über Ihre Datenbasis. Außerdem beschleunigt sie die Datenerfassung.
Beispiel :
NAME / Vorname : Textformat
Erstellungsjahr : Zahlenformat
Letzte Bestellung (Datum) : Datumsformat
So begrenzen Sie dank der Standardisierung der Daten mögliche Eingabefehler erheblich, indem Sie Datentypen und Formate verbindlich vorgeben.
3. Entfernen Sie Duplikate
Es kann vorkommen, dass ein Kunde oder ein Kontakt zweimal oder sogar öfter in Ihrer Datenbasis auftaucht. Die Ursache dieser Duplikate kann mehrere Gründe haben :
- Unterschiede in Rechtschreibung oder Syntax – verursacht durch Eingabefehler oder durch mangelnde Standardisierung. (VornameNachname Vs NachnameVorname Vs vorname-nachname, usw.)
- Wenn es keine eindeutige Kennung gibt, kann der Abgleich der Daten verfälscht werden. In vielen Fällen nutzt jeder Bereich seine eigene Kennung: die E-Mail für Marketing, der Name / Vorname für den Vertrieb usw.
- Ein einzelner Kunde kann in verschiedenen Datenquellen unterschiedliche Informationen bereitstellen. Beispielsweise können zwei verschiedene E-Mails verwendet werden, um ein Formular auf Ihrer Website auszufüllen und um die Kundendienstteams zu kontaktieren.
In diesem Fall gilt es dann, den Quellkontakt (die Referenzdaten) zu bestimmen und ihn mit den hinzugefügten Daten zusammenzuführen, um einen einzigen Kontakt zu erstellen.
Achtung: Diese Vorgehensweise bleibt heikel, insbesondere bei Zusammenführungen einer großen Anzahl von Kontakten. Stellen Sie sicher, dass die Kontakte, die Sie zusammenführen, in Wirklichkeit nicht zwei verschiedene Personen sind.
4. Korrigieren Sie Eingabefehler
Stellen Sie sicher, dass es in allen Datenquellen keine Probleme mit der Kodierung der Daten gibt. Beispielsweise kann aus Saint-Rémy-de-Provence fälschlicherweise Saint-Rémy-de-Provence werden.
Anschließend stellt sich das Problem der vom Nutzer eingegebenen Daten.
Dieser Fehler betrifft besonders die Eingabe der E-Mail. Es kann sein, dass ein Kontakt ein Formular falsch ausfüllt und aus Versehen eine falsche E-Mail-Adresse angibt, weil ein Eingabefehler passiert ist. Das kann auch bei einem Anruf der Fall sein, wenn ein Kontakt seine E-Mail-Adresse falsch buchstabiert hat. Alle Daten, die falsch eingegeben werden können, sind von diesem Problem betroffen.
Achten Sie daher darauf, die Warnmeldungen Ihres Mailing-Tools regelmäßig zu prüfen – insbesondere zu Kontakten, die keine E-Mails erhalten oder nicht mehr – damit Sie schnell gegensteuern können. Das Gleiche gilt auch für Telefonnummern.
Schließlich ist es entscheidend, dass Ihr Team den Reflex verinnerlicht hat, alle falschen Daten zu korrigieren, die es möglicherweise findet.
5. Sorgen Sie regelmäßig für Datenanreicherung und Aktualisierung
Das Problem bei der Datenaktualisierung besteht darin, dass Sie prüfen müssen, ob Ihre Daten weiterhin korrekt sind – indem Sie entweder den Kunden selbst befragen oder auf externe Datenbanken zurückgreifen.
Konkret bedeutet die Anreicherung einer Datenbasis oder deren Aktualisierung also in etwa dasselbe.
Sobald Sie grundlegende Informationen über Ihre Kontakte haben – Name, Vorname, E-Mail, Position, Unternehmen – ist es wichtig, diese Informationen anzureichern, um sie besser zu qualifizieren. Zu wissen, welche Interessenschwerpunkte Ihre Produkte betreffen, welche Kommunikationskanäle sie zum Beispiel bevorzugen.
All diese zusätzlichen Informationen ermöglichen es Ihnen, Ihre Kundendatenbasis anzureichern und die Personas Ihrer Kontakte zu verfeinern, um die besten Marketing-Szenarien und E-Mail-Kampagnen zu erstellen, die basierend auf dem Profil jedes einzelnen Ihrer Kontakte möglich sind. Die Anreicherung ist der Schlüssel zu zielgerichtetem Marketing.
Diese Anreicherung kann erfolgen :
- Manuell. Indem Sie direkt einen Lead anrufen, um mehr über seine Bedürfnisse, Erwartungen, Ziele usw. zu erfahren.
- Automatisiert, mithilfe von Prospektions-Tools wie LeadIn , die auf die Anreicherung von Leads spezialisiert sind, welche mit Datenanbietern von Drittparteien verbunden sind.
Es gibt zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen – je nach Ihren Datenquellen. Achten Sie dennoch darauf, dass Sie die geltenden Vorschriften zum Umgang mit Daten einhalten.
6. Transformieren, segmentieren und synchronisieren Sie Ihre Daten
Viele B2B-Datenanreicherungs-Softwarelösungen ermöglichen es heute, ungeordnete und schlecht formatierte Datensätze in leicht lesbare, konsistente Datenpakete zu verwandeln.
Wie wir bereits gesagt haben, nutzen die leistungsstärksten Marketing-Teams Datenanreicherung optimiert: Sie integrieren nur die relevantesten Daten, um die besten Kunden zu gewinnen und den Verkaufsprozess anhand der Informationen jedes einzelnen Kontakts anzupassen. So entsteht ein personalisierter Marketing-prozess.
Bevor Sie loslegen, sollten Sie klar identifizieren, welche Daten Sie benötigen, damit Sie keine unnötigen kaufen. Sobald Sie die Daten erhalten haben, müssen Sie sie nur noch nutzbar machen.
Dieser Prozess umfasst verschiedene Schritte :
- Die Transformation : Die Anreicherung Ihrer Daten gibt Ihnen Zugang zu Informationen, die bislang unbekannt waren. Beispielsweise können Sie mit der Anreicherung bestimmen, welches CRM von Ihren Leads genutzt wird. Der einzige Nachteil bei diesem Beispiel ist, dass diese Informationen Ihnen manchmal als fest definiertes Technologie-Paket über deren API bereitgestellt werden. Dann müssen Sie mithilfe eines Tools segmentieren, das die Kategorisierung anpasst.
- Die Segmentierung : Durch den Einsatz von Segmenten können Sie alle Ihre Datenflüsse verwalten. Dabei handelt es sich um Kontaktlisten, die nach einem oder mehreren gemeinsamen Kriterien erstellt werden. Da diese Segmente mit Ihrem CRM angereichert und synchronisiert werden, aktualisieren sie sich automatisch.
Sie sind sehr praktisch, wenn es darum geht, sich selbstständig aktualisierte Zielgruppenlisten, Listen qualifizierter Leads und E-Mail-Listen zu erstellen.
Dank der Segmente senden Sie die richtige Inhalte, an die richtigen Personen, zum richtigen Zeitpunkt.
- Die Synchronisierung : Wenn eine Information über eine Quelle oder auch in einem Tool eingegeben wird, muss sie in allen Tools einheitlich erscheinen. Das ist automatische Anreicherung. Zum Beispiel: Wenn ein Lead auf einem Formular Ihrer Website eine Anfrage stellt (Demo, Termin oder Ähnliches), muss diese in Ihrem CRM und in den anderen Marketing-Tools erscheinen.
